Y Bwrdd Rheoli
Management Board

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2014
13:30 - 15:00, Ystafell Gynadledda 4B

Yn bresennol:
Claire Clancy (Prif Weithredwr a Chlerc) (Cadeirydd)

Anna Daniel (Pennaeth Trawsnewid Strategol)

Non Gwilym (Pennaeth Cyfathrebu)

Virginia Hawkins (Pennaeth Llywodraethu)

Bedwyr Jones (Pennaeth TGCh Dros Dro)

Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi)

Kathryn Potter (Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil)

Mike Snook (Pennaeth Pobl a Lleoedd)

Craig Stephenson (Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn)

Dave Tosh, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad dros dro a Chyfarwyddwr TGCh

Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth)

Sian Wilkins (Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau)

Hefyd yn bresennol:

Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)

Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol - Eitem 1

Sulafa Thomas (Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn / Pontio i’r Pumed Cynulliad) - Eitemau 3 a 4

1.0 Cyflwyniadau ac ymddiheuriadau

1.1 Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (y Pennaeth Cyllid) ac Elisabeth Jones (Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol)

1.2 Nid oedd buddiannau i’w datgan.

2.0 Cyfathrebu â staff

2.1 Cytunodd Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

3.0 Cofnodion y cyfarfod blaenorol

3.1 Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Hydref yn gofnod cywir.

4.0 Yr Adolygiad Adnoddau Dynol / y Gyflogres

4.1 Croesawyd Gareth Watts (y Pennaeth Archwilio Mewnol) i’r cyfarfod i gyflwyno canfyddiadau’r adroddiad archwilio mewnol ar y prosiect Adnoddau Dynol / y Gyflogres. Roedd yr adolygiad yn edrych yn fanwl ar agweddau allweddol ar lywodraethu a rheoli cam 1 y prosiect, a nodwyd meysydd y dylid rhoi sylw iddynt cyn symud ymlaen i gam 2. Roedd y prosiect wedi cyflawni hunanwasanaeth ymarferol ar gyfer y gyflogres ac AD yn rhannol, er gwaethaf anawsterau, fel llithriant o ran amserlenni cyflawni. Roedd yr adroddiad yn nodi rhai ffactorau a oedd wedi cyfrannu at yr anawsterau, a gwahoddodd Gareth sylwadau gan y Bwrdd o ran argymhellion yr adroddiad.

4.2 Cytunodd y Bwrdd fod angen deall pam y cafwyd y problemau, a chafwyd sgwrs am y gwersi a ddysgwyd, a sut y gellid eu cymhwyso i brosiectau yn y dyfodol. Gwnaed yr argymhellion a ganlyn:

· Y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i gadarnhau’r adnoddau sy’n ofynnol, y buddsoddiad, yr arbenigedd o ran staff, a chwmpas pob prosiect mawr newydd;

· mabwysiadu’r cwestiynau herio a chraffu allweddol, a luniwyd gan Gareth Watts, fel dull o asesu prosiectau yn y dyfodol, gan gynnwys cam 2 y prosiect Adnoddau Dynol / y Gyflogres;

· gweithredu system mentor ar gyfer rheolwyr prosiect newydd a datblygu proses o ddethol a hyfforddiant ar gyfer staff, gan gynnwys Uwch Swyddogion Cyfrifol;

· sicrhau bod negeseuon allweddol i staff yn glir, gan nodi disgwyliadau rhesymol; cael adborth drwy brofion gyda defnyddwyr; a

· sicrhau bod y rhai sy’n ymwneud ag ymdrin â chontractwyr yn brofiadol, ac wedi’u paratoi i herio’n briodol yn ôl yr angen.

4.3 Byddai’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn edrych ar yr adroddiad yn eu cyfarfod nesaf ar 10 Tachwedd.

4.4 Camau i’w cymryd:

· Gareth Watts a Virginia Hawkins i ystyried sut i gyfleu’r neges ynghylch y gwersi a ddysgwyd i staff, gan gynnwys cyfrannu at arferion gwaith ar gyfer rheolwyr y prosiect, a pharatoi neges ar gyfer staff; ac

· Adolygu’r canllawiau a’u mabwysiadu’n ffurfiol; dylid cynnwys disgrifiad swydd a llythyr dirprwyo gan y Prif Weithredwr at bob Uwch Swyddog Cyfrifol newydd, yn amlinellu’r cyfrifoldebau a’r disgwyliadau.

5.0 Y Strategaeth TGCh

5.1 Cyflwynodd Dave Tosh a Bedwyr Jones y Strategaeth TGCh i’r Bwrdd, i amlinellu’r hyn a gyflawnwyd drwy droi at ddarpariaeth fewnol, y weledigaeth ar gyfer gwasanaethau yn y dyfodol a’r amserlenni a ragwelir ar gyfer eu rhoi ar waith. Bu’r pontio yn rhaglen newid busnes o bwys. Byddai’r datblygiadau arloesol a’r gwelliannau yn newid y ffordd y mae staff ac Aelodau yn gweithio, gan ddarparu gwasanaeth a fyddai’n cefnogi swyddfa symudol yn llawn, yn fwy cyfeillgar i’r amgylchedd ac yn sicrhau bod data yn haws i ddod o hyd a’i ddefnyddio.

5.2 Nododd Dave Tosh yn arbennig fod yr ymddiriedaeth a’r ddealltwriaeth rhwng y gwasanaeth TGCh a gweddill y sefydliad wedi cynyddu yn ystod y cyfnod pontio. Penodwyd Rheolwr TG newydd i gynorthwyo staff a’r Aelodau i ddefnyddio’r caledwedd newydd, ac i ddarparu hyfforddiant pwrpasol. Byddai’r holl hyfforddiant yn cael ei ddarparu yn ddwyieithog a byddai’n cynnwys ymweliadau â swyddfeydd etholaethol.

5.3 Cafodd aelodau’r Bwrdd sicrwydd am ddiogelwch y Cwmwl, y mae’r Cynulliad wedi dechrau ei fabwysiadu, gan ddechrau gyda symud y wefan i Sharepoint.

5.4 Mynegodd aelodau’r Bwrdd eu diolch i Dave Tosh a’r tîm TGCh.

6.0 Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o’r Cofnod; a chasgliadau’r prosiect Cyfieithu Peirianyddol.

6.1 Cyflwynodd Anna Daniel y wybodaeth ddrafft ddiweddaraf am yr adolygiad o’r Cofnod. Roedd dull cyfannol ar waith o ran cofnod y trafodion, a oedd yn cymryd i ystyriaeth y strategaeth gyfathrebu gyffredinol, sut mae pobl yn defnyddio’r gwasanaeth ar hyn o bryd a’r Cofnod yn y dyfodol. Byddai angen i unrhyw ddull neu gynnyrch a fabwysiadwyd fod yn gost effeithiol a pharhau i fodloni disgwyliadau defnyddwyr o ran ei ansawdd.

6.2 Gofynnodd y Bwrdd am gynnwys rhagor o dystiolaeth i ategu’r honiadau o ran capasiti, h.y. y byddai newidiadau yn rhyddhau adnoddau, a hefyd y dylid darparu rhagor o ddarluniau i ddangos y pethau newydd y gellid eu cyflawni o ganlyniad i’r dull newydd.  Dylid rhoi rhagor o bwyslais ar y cynnydd o ran cyflymder y cyfieithu, a darparu data cliriach, er enghraifft, ar yr amser a dreulir yn prawfddarllen.

6.3 O ran y casgliadau ar y prosiect Cyfieithu Peirianyddol, nododd Anna fod canlyniadau’r profion yn dangos bod gwelliant parhaus yn ansawdd y cyfieithiadau drwy Microsoft. Byddai cael cytundeb y Comisiynwyr i hybu’r berthynas â Microsoft ymhellach, ac archwilio ffyrdd eraill o weithio gyda hwy, yn fuddiol.

6.4 Mae llai o staff yn gweithio yn y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi o ganlyniad i secondiadau ac, er bod y cynhyrchiant unigol wedi cynyddu, roedd hyn mewn sefyllfa ble’r oedd cynnydd yn y galw am gyfieithiadau. Roedd, felly, yn angenrheidiol cyfrifo’r galw disgwyliedig, a phenderfynu a ellid ateb y galw yn fewnol.

6.5 Byddai’r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei chyflwyno i’r Comisiynwyr yn ei gyfarfod ar 17 Tachwedd.

6.6 Camau i’w cymryd:

· Anna Daniel i grynhoi’r negeseuon allweddol, er mwyn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf a’r casgliadau mewn fformat byrrach i’r Comisiynwyr ac i ddarparu cyfeiriad clir, gan dynnu sylw at y wybodaeth a’r data sy’n gysylltiedig ag arbed costau.

7.0 Yr adroddiad Rheolaeth Ariannol ar gyfer mis Medi 2014 a’r wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

7.1 Rhoddodd Claire Clancy y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn cyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 20 Hydref, ac amlinellodd y sefyllfa ariannol bresennol a’r rhagamcan o’r gyllideb sydd ar gael ar gyfer buddsoddi, sef oddeutu £8-900,000. Gofynnwyd i Dave Tosh a Mike Snook adolygu eu blaenraglenni gwaith o ran TGCh ac Ystadau, i archwilio’r hyn y gellid ei ddwyn i’r flwyddyn ariannol gyfredol, er mwyn lleihau’r pwysau ar gyllidebau yn y dyfodol. Byddai’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn adolygu’r sefyllfa ariannol unwaith eto ym mis Tachwedd, ac yn canfod pa brosiectau neu eitemau buddsoddi a ellid, yn wir, eu dwyn ymlaen.

Cloi’r cyfarfod

8.0 Unrhyw fater arall

8.1 Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 6 Tachwedd.